Le contexte de la saisie de notes en entreprise

          Faire du contrôle occupe une partie importante des ressources de l’entreprise. De par les différents besoins qu’impose ce contrôle et à cause de la diversité des éléments à contrôler, il n’existe pas, à priori, de solution moderne permettant à l’opérateur, au technicien, de prendre ses notes et de les avoir directement sous format numérique.

          Et non, la tablette ne nous permet pas non plus de faire cela. Malgré les promesses que l’on nous a faites sur la révolution qu’allait apporter la tablette, il ne s’est rien passé. Vous avez exactement les mêmes outils au bureau que sur une tablette pour prendre des notes : un clavier, soit un outil qui a été créé avant tout pour un travail de bureau. Le clavier est donc complètement inadapté pour les besoins de saisie d’une entreprise dans le contexte des contrôles terrain, dans une salle spéciale par exemple ou n’importe quelle tâche nécessitant un minimum de mobilité. Qu’il soit tactile, physique, portable, sans-fil ou non, un clavier reste un clavier.

Clavier de bureau classique
Un clavier classique de bureau
clavier tactile
Un clavier tactile sur tablette

La réalité du terrain

          Pour ceux qui douteraient de la véracité de ce que j’avance, regardez dans votre propre entreprise, toutes les activités requérant des techniciens afin d’effectuer un contrôle n’utilisent pas la tablette. Les techniciens utilisent le seul outil capable de s’adapter à leurs besoins en flexibilité : le papier-crayon. Au point où aujourd’hui, nous assistons à une situation ridicule : pendant que le reste du monde bénéficie d’innovations diverses et variées, l’opérateur de maintenance par exemple, saisit des notes d’abord au papier-crayon pour ensuite rentrer au bureau afin de les recopier sur un ordinateur dans un formulaire qui n’est que la copie conforme de ce qu’il a sur son papier.

          Cette partie de son travail où il ne fait que recopier ses notes sur l’ordinateur n’offre aucune valeur ajoutée de sa part, aucun savoir-faire n’est requis et cela crée donc une perte de temps immense pour l’opérateur, mais aussi pour l’entreprise. Cette situation est d’ailleurs vu comme une gêne de la part des opérateurs, il faut souvent que leur chef d’équipe leur rappelle d’entrer leurs notes dans l’ordinateur, une opération qu’ils font souvent à la main afin de respecter une syntaxe bien définie et propre à leur métier.

          Parce que le formulaire est une copie de ce qu’ils ont déjà noté, les opérateurs qualifient souvent cette recopie de corvée.

          Parce qu’elle ne fait appel à aucun savoir faire, les opérateurs s’ennuient très rapidement ce qui rallonge encore plus le temps de recopie. Cette ennuie conduit ensuite à une déconcentration de la part de l’opérateur ce qui crée aussi des erreurs de saisies.

          Vous trouverez dans le tableau 1 ci-dessous les avantages et les inconvénients de la méthode papier-crayon.

Tableau 1 : Papier-crayon avantages et inconvénients.
Tableau 1 : papier-crayon, avantages et inconvénients

La solution qu’il vous faut

          Comme nous l’avons vu dans le tableau précédent, même si le papier-crayon reste la méthode utilisée par les entreprises, elle est loin d’être sans défaut.

          Ce qu’il faudrait aux opérateurs, c’est une solution naturelle leur permettant directement d’entrer leurs notes dans un format numérique, au bon endroit, sans erreur possible et en même temps qu’ils font leurs mesures/observations. Une solution main libre qui leur permettrait de ne jamais avoir à lâcher leurs outils de mesure, d’assurer leur sécurité en cas de besoin et d’enchaîner à la suite les éléments qu’ils ont à contrôler. En plus de tout cela, il leur faut une solution assez flexible pour s’adapter à tous leurs besoins. S’ils sont face à une situation inédite, la solution doit être capable de traiter cette situation, être capable de traiter l’imprévu. Cette solution aurait de multiples bénéfices qui vont bien au-delà de pouvoir prendre des notes sous format numérique. Le gain de temps est notamment très apprécié par les opérateurs en zone pénibles comme les salles chaudes ou les milieux dangereux. L’autre avantage majeur est la disparition de la corvée de recopie sur l’ordinateur.

           Imaginez si vous n’aviez plus besoin de passer de temps afin de vérifier les fautes, de recopier vos notes sur ordinateur, combien de temps cela représenterait-il sur une journée? Sur une semaine? Sur un mois? Tous les opérateurs que nous avons rencontrés ont des idées pour améliorer leur procédé, pour apporter plus à leurs entreprises, mais ils n’ont jamais le temps de le faire. Ce temps que vous perdez représente alors toutes ces améliorations, ces innovations qui ne verront jamais le jour

La solution que vous recherchez doit répondre aux critères suivants :

  • Naturelle d’utilisation

  • Ergonomique

  • Directement accessible au format numérique

  • Pas de travail supplémentaire pour être exploitable

  • Flexible et adaptée à vos besoins

  • Main libre

  • Rapide

  • Fiable

  • Détecte et corrige les erreurs automatiquement

  • Les notes sont standardisées pour l’exploitation automatique des données

  • Possibilité d’inscrire des remarques libres

  • Fonctionne dans tous les environnements

Pourquoi cette solution n’existe-t-elle pas déjà?

          Les solutions qui sont sur le marché et que vous avez sûrement déjà testées partagent toutes le même défaut de conception, elles utilisent une méthode de saisie inadaptée. Etant donné que la saisie de l’information fait partie de la fonction de base pour prendre des notes, tout ce qui sera construit autour de ce défaut de conception ne sera que fragilisé. C’est comme construire un édifice sur des fondations qui ne sont tout simplement pas adaptées

          Nous retrouvons quatre grandes méthodes de saisie permettant de numériser les rapports qu’un technicien rédigerait : le clavier via l’utilisation d’une tablette ou d’un smartphone, les menus déroulants, la reconnaissance d’écriture manuscrite, la reconnaissance vocale. Vous retrouverez dans le tableau ci-dessous les points faibles de chaque solution.

*A notre connaissance, la reconnaissance d’écriture manuscrite n’est qu’au stade de proof of concept (POC), elle n’est donc pas assez mâture pour le monde professionnel.

Quatre grandes méthodes de saisie et leurs désavantages
Tableau 2 : Les désavantages des quatre grandes méthodes de saisie en entreprise.

          Nous pouvons voir que chaque méthode a des défauts qui la rendent tout de suite inadaptée pour les besoins de saisie en entreprise, que cela soit pour la maintenance, le contrôle, l’évaluation de performance, etc.

          Vous l’aurez maintenant compris, ce qui compte avant tout, c’est la méthode de saisie à la base. Et parce que les besoins de chaque entreprise sont très précis, il est tout simplement impossible de trouver une méthode de saisie adaptée à vos besoins en passant par une méthode grand public qui ne soit pas facilement configurable, malléable à volonté.

Votre contexte, vos besoins

          Dans le monde industriel, les fiches de ronde, de maintenance ou de contrôle sont déjà formatées, l’opérateur n’a plus qu’à inscrire les informations pertinentes. Dans certaines parties de sa fiche il n’aura parfois qu’à cocher des cases. A aucun moment l’opérateur ne saisit des informations sur une page blanche, sauf certaines sections où des observations et remarques libres peuvent être inscrites. Et cela, le fait de remplir un formulaire plutôt qu’une page blanche, aucune des solutions que nous avons citées dans la partie précédente ne sait le faire convenablement.

          En général, les solutions précédentes demandent à l’opérateur de sélectionner tant bien que mal la section à remplir avant de commencer sa saisie, que ce soit via un écran tactile avec un stylet sur la partie en question ou sur un menu déroulant. Plus votre formulaire va être dense et moins cette situation sera viable, nous connaissons tous les difficultés à naviguer sur un site internet depuis notre smartphone où nous devons parfois cliquer sur un lien minuscule avec notre doigt. Le stylet est certes plus fin que nos doigts, mais le problème reste le même, cette sélection de champs de texte prend du temps (besoin de zoomer par exemple) et est une source d’erreurs, voire d’agacement de la part des utilisateurs.

          Essayez par vous-même, remplissez pendant 3 minutes une fiche Excel que vous faites généralement au bureau avec une tablette, car c’est ce que l’on demande aux opérateurs sur le terrain. Vous comprendrez immédiatement pourquoi aucune de ces solutions ne fait l’affaire. Notez la différence de vos performances entre remplir votre fiche en utilisant votre ordinateur de bureau et en utilisant la tablette. Vous mettrez beaucoup plus de temps à faire la même chose, ce qui peut engendrer des coûts importants.

          En résumé, vous trouverez dans le tableau ci-dessous vos besoins et la capacité des solutions précédemment énoncées à satisfaire ces besoins.

Tableau 3 : critères de sélection pour la méthode papier-crayon et les 4 méthodes les plus répandues de saisie.

La commande vocale, un outil adapté à vos besoins

          SoCoVoc développe des logiciels de commande vocale pour les entreprises. Nous avons travaillé avec différents acteurs appartenant à des secteurs très différents : des semenciers, des fabricants de pièces plastiques automobile, des forestiers, la réalité augmentée, la défense, etc.

Logo Limagrain
Limagrain
Plastic Omnium
Logo_LeForestier
Cabinet Leforestier
Logo Serre Numérique
La Serre Numérique
Logo Thales
Thales

          Tous les ans, des entreprises investissent des milliers d’euros pour essayer de trouver une solution vocale capable de répondre à leurs besoins, que cela soit en demandant à d’autres entreprises de le faire ou en le faisant développer en interne. Si un ou plusieurs des métiers au sein de votre entreprise consiste à prendre des notes sur le terrain, vous connaissez déjà l’importance de trouver une solution qui remplacera efficacement le papier-crayon.

          Comme nous l’avons montré dans la partie précédente, aucune des solutions étudiées ne permet de satisfaire leurs besoins, aujourd’hui les notateurs continuent d’utiliser le papier-crayon quitte à faire un travail supplémentaire une fois arrivé au bureau.

          Devant ce constat, SoCoVoc propose une solution à commande vocale sur-mesure et directement personnalisable par l’utilisateur afin de coller au mieux à vos besoins. La commande vocale utilise les bénéfices de la reconnaissance vocale tout en solutionnant ses faiblesses. La différence majeure entre la commande vocale et la reconnaissance vocale est que la reconnaissance vocale cherche à reconnaître le maximum de vocabulaire, là où la commande vocale est construite pour reconnaître une liste de mots appelés commandes, très restreintes.

   

Pour en savoir plus, lisez notre article : La différence entre la commande vocale et la reconnaissance vocale.

   

          Cette première différence a d’énormes avantages. Tout d’abord elle vous permet de ne plus vous tromper. Parce que les commandes sont souvent des mots-clés précis, vous êtes sûr que l’action que vous allez lancer est correcte. Vous n’aurez plus d’erreur susceptible de se produire en utilisant des mots dont la prononciation est proche, mais qui n’ont rien à voir.

          Parce que nous avons fait le choix de développer une solution sur-mesure et personnalisable, elle est utilisée de la façon la plus naturelle possible par les notateurs. Les mots qui sont utilisés pour les commandes sont des mots qui étaient déjà utilisés par les opérateurs. Ils leur reste toutefois à s’habituer à travailler avec un microphone et ne pas oublier de l’éteindre lors de conversations avec les collègues par exemple.

          L’autre avantage est l’extrême rapidité de la méthode. Parce que l’éventail de mots à reconnaître est faible (surtout pour un ordinateur capable de gérer des milliers d’éléments à la fois), le temps de réponse est très court. De plus, si vous bafouillez par exemple, parce que l’éventail de mots est faible, le logiciel pourra de lui-même sélectionner la bonne commande et tout cela, sans aucun effort de votre part. Dites aussi adieu aux fautes de frappe, d’orthographe ou autres étourderies, c’est l’ordinateur qui s’occupe de remplir les champs comme il faut.

          Le logiciel que nous proposons s’adapte directement aux logiciels tableurs comme Microsoft Excel par exemple. Vous remplirez alors directement les champs de votre tableur à la voix. Cela vous permet de vous débarrasser de la corvée de recopie sur l’ordinateur.

          Parce que vous n’avez besoin que d’un microphone et d’un ordinateur portable ou une tablette, il est possible de garder les mains libres en utilisant un casque sans-fil et en laissant l’ordinateur/la tablette dans une pièce (solution particulièrement appréciée par les notateurs en salle chaude qui ne peuvent pas amener le matériel informatique avec eux) ou dans un sac à dos pour les prises de notes en extérieur. Pour les utilisateurs qui veulent garder les mains libres et qui n’ont donc pas forcément une vue directe sur l’écran, un retour vocal est intégré dans la solution afin que le notateur puisse vérifier l’exactitude des informations dictées sans avoir besoin d’un visuel.

          Sur le terrain les imprévus ne sont pas rares, c’est pourquoi des champs prévus pour entrer des remarques libres sont aussi intégrés. Dans ce cas, la solution passera du mode commande vocale au mode reconnaissance vocale afin de pouvoir capturer vos remarques entièrement. Quand les remarques sont finies, le logiciel repassera en capture de commandes.

          Vous trouverez ci-dessous le tableau de critères relatif à la commande vocale.

Tableau de critères, commande vocale.
Tableau 4 : critères de sélection, commande vocale.

          Enfin, vous trouverez ci-dessous une vidéo de démonstration de cette solution.

[Vidéo en construction]